Qué es una factura proforma. Casos de uso y mejores prácticas

Todas las empresas saben lo que es una factura, a diario la envían y reciben, confirmando que la facturación es una parte integral de la gestión de una empresa. Pero no siempre el empresario sabe qué es una factura proforma.

Única en su especie, quienes conocen qué es una factura proforma sabe que no puede compararse con la factura ordinaria, pero que tampoco es un presupuesto. Ni presenta un número de factura único y secuencial, ni tiene valor fiscal, ni se incluye en los registros contables.

Aunque va más allá de una simple presentación del precio de una serie de productos en detalle, puesto que revela la existencia de un acuerdo entre comprador y vendedor.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es esencialmente una factura preliminar de venta. Este documento esboza la intención de un vendedor de entregar ciertos productos o servicios al cliente, por un precio específico.

El acuerdo en firme es lo que diferencia a una factura proforma de una factura real, porque en la proforma el precio aún no se ha acordado.

¿Cuáles son sus ventajas ?

Las empresas que saben lo que es una factura proforma y están acostumbradas a su uso, aprovechan algunos de sus principales beneficios, como los cinco siguientes:

1. Resultan de gran ayuda si no se tienen todos los detalles de una factura comercial, por ejemplo, antes de que se entreguen los productos.
2. Pueden enviarse para declarar el valor de las mercancías en la aduana, para un proceso de entrega sin problemas.
3. Constituyen una muestra de buena fe del vendedor y, aunque no son una demanda ni una solicitud de pago, permiten que el cliente sepa qué esperar.
4. Facilitan el proceso interno de aprobación de compras.
5. Agilizan el proceso de venta ya que, cuando el cliente acepta el precio en la factura proforma y se produce la entrega de las mercancías, ya no hay marcha atrás y se da por supuesto que ambas partes están de acuerdo en los términos de la compraventa.

¿Cuáles son las mejores prácticas para su gestión?

Dado que una factura proforma es una cotización en lugar de una confirmación de una venta, los términos están sujetos a cambios antes de la factura final. Ésa es también la razón por la que en un balance de contabilidad no se registra una factura proforma, ya que no es una factura real.

Sin embargo, los compradores aún pueden seguir las mejores prácticas cuando se trata de gestionar facturas proforma, en concreto, atendiendo a las siguientes recomendaciones:

• Si bien la factura proforma está sujeta a cambios, los datos que indica deben estar lo más cerca posible de los datos de venta reales.
• Es importante que las facturas proforma contengan información que sea transferible para crear otros documentos, como una factura comercial.
• Conviene tomar nota de la fecha de la factura proforma ya que, determinadas variables, como los costes de materiales, las tarifas internacionales y la tasa de cambio están fluctuando continuamente, lo que podría provocar un aumento de los precios que debería tenerse en cuenta.

¿Ya sabes qué es una factura proforma? Para saber más de facturación, en este artículos explicamos cómo y cuándo es posible emitir facturas sin IVA.