Las entradas (Onboarding) y salidas (Offboarding) de trabajadores en la empresa son dos momentos críticos que muchas veces no son gestionados de forma correcta por parte de las empresas y que pueden provocar diversos problemas operativos.
Son muchas las compañías que se despreocupan del proceso de desvinculación laboral de un empleado hasta que éste se materializa. Es muy común que los departamentos de Recursos Humanos se centren solo en la atención al empleado cuando éste lo es, pero que dejen de hacerlo en el momento previo a su salida de la empresa.
Sin embargo, si no se considera el Offboarding como un aspecto fundamental en la relación de cualquier empresa con un trabajador, el proceso de salida de éste podría llevarse a cabo de forma errónea y por lo tanto que la empresa cometiera un grave error.
El proceso de salida de un empleado u Offboarding debe siempre facilitar la salida del trabajador y conseguir que la compañía no acuse la falta de este empleado, saliendo además reforzada de ello. Anticiparse y tener buena voluntad por ambas partes son aspectos fundamentales para que este proceso tenga éxito.
Veamos a continuación en qué consiste exactamente el Offboarding, por qué es tan importante y cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo este proceso de forma correcta.
Qué es el Offboarding
El Offboarding es el proceso de desvinculación laboral de un empleado y todas las medidas adoptadas por la empresa para llevar a cabo este proceso. Este procedimiento se divide en varias etapas en las cuales la empresa incide en unos aspectos concretos.
El objetivo final del Offboarding es evitar salidas traumáticas y asegurar el normal funcionamiento de la actividad de la empresa mientras esto ocurre.
La principal diferencia entre Onboarding y Offboarding se encuentra en que, en el primer caso, cuando un trabajador entra en una empresa, se tiende a priorizar la satisfacción de éste.
Mientras que en el segundo caso se prioriza y se da más importancia al futuro de la empresa, sin importar lo que pueda pensar o sentir el trabajador que deja la compañía.
El Offboarding es una herramienta fundamental cuando un empleado deja la empresa, tanto voluntaria como involuntariamente. Desgraciadamente, todavía son muchos los departamentos de Recursos Humanos que no entienden la importancia de llevar a cabo un correcto Offboarding.
Importancia y beneficios
- Mantiene el buen clima laboral. Un empleado que va a dejar la empresa y que no se siente bien tratado en la misma puede ser un foco de tensiones que pueden afectar negativamente al clima laboral.
- Favorece una transición ordenada. Es muy importante que el empleado que va a dejar la compañía colabore en el proceso de transición. Es decir, que facilite a la empresa la información que ésta precise o que forme a su futuro sustituto.
- Mejora la retención del talento. Un correcto Offboarding mejora la imagen de marca empleadora de la empresa, lo que le ayuda a reforzar su capacidad de retención del talento.
- Ayuda a conservar una buena relación con antiguos empleados. Mantener una buena relación con un exempleado es muy importante para facilitar desde futuras operaciones hasta una eventual recontratación.
- Ayuda a recopilar información valiosa para la empresa. El proceso de Offboarding ayuda a recopilar información sobre el funcionamiento de la empresa y detectar posibles aspectos a mejorar.
- Evita posibles pérdidas financieras. Evita cometer errores, como seguir pagando beneficios a los empleados que ya no forman parte de la plantilla.
- Mejora la logística. Un plan de Offboarding debe dar respuesta a aspectos sobre cómo se realizarán las funciones del empleado que ha dejado la empresa, de qué manera se coordinará el equipo hasta que el puesto sea ocupado, quién sustituirá al empleado que deja la compañía, etc..
Aspectos fundamentales para gestionarlo
Existen una serie de aspectos fundamentales que debemos tener en cuenta para gestionar de forma correcta un proceso de Offboarding. Veamos a continuación algunos de los más importantes:
- La planificación. El éxito de un óptimo proceso de Offboarding radica en la anticipación y la planificación de las medidas que adopte la empresa. Para ello es muy importante disponer de información actualizada de todos los empleados, lo cual se suele llevar a cabo con un software especializado. Gracias a este software se podrá establecer un calendario de jubilaciones, comprobar la fecha de expiración de los contratos laborales vigentes, etc.
- La retención del talento. Aunque un plan de Offboarding va dirigido a gestionar la salida de los empleados no está reñido con la retención del talento. Por este motivo, si un empleado es muy valioso para una empresa, una parte del plan de Offboarding debe indicar cómo intentar que ese trabajador continúe en la empresa, por ejemplo, con retribución flexible. En este caso, el software de evaluación del desempeño es una herramienta muy útil para llevar a cabo esta tarea ya que permite disponer de datos concretos y fiables sobre el rendimiento laboral del empleado.
- Evitar disfunciones y reasignar todas las tareas. Uno de los principales problemas que sufre cualquier empresa tras la salida de un empleado es la necesidad de reorganizar el departamento y reasignar las tareas hasta la incorporación de un nuevo trabajador. Gracias al Offboarding podemos realizar una previsión de este problema para que no afecte a la marcha de la empresa cuando llegue el momento. Para ello también se puede utilizar un software que facilite el trabajo a los responsables de equipo a la hora de repartir las funciones que van a quedar vacantes durante cierto periodo de tiempo.
- Agilizar las salidas. Un proceso ágil de salida de un empleado es fundamental ya que dilatar los plazos puede ocasionar trastornos a la empresa y dejar una imagen negativa en el trabajador. Además, hay que cerrar todos los trámites con las garantías necesarias para evitar problemas a posteriori.
- Cuidar cada etapa del ciclo de vida del empleado. La opinión que un trabajador tiene sobre la empresa está condicionada por la relación que se haya mantenido durante todo el ciclo de vida dentro de ella. La salida de la empresa es una etapa más del ciclo. La cordialidad es siempre valorada muy positivamente al finalizar una relación laboral y pone de relieve que el compromiso de la empresa con el bienestar de los empleados es sincero y hasta el final de su ciclo.
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